Laiko planavimas: Kaip viską suspėti ir nenervinti Pauliaus

Ignas, CEO

Prieš kelias savaites kolega Paulius susmunka prieš mane kėdėje ir sako: „Nu blyn, Ignai, jau kokį penktą kartą svarbų susitikimą įdedi tai pačiai dienai – duok bent 48 valandas pasiruošti.“ 

Situaciją, aišku, išsprendėme, bet gauta pastaba užsiliko. Konstruktyvų grįžtamąjį ryšį mėgstu, todėl komentarą permąsčiau ir paieškojau panašių situacijų, kuriose užsuku pas kolegas su mintimi „reikia šiandien“ ar „turi 5 min pakalbėti?“.

Radau. Ne vieną. Bliamba. Laikas pereiti laiko planavimo užrašus ir šiek tiek susikalibruoti. Pratimas čia kaip ir paprastas, bet visi jį atliekame skirtingai, tad dalinuosi savo surastais ir iš protingų žmonių nužiūrėtais metodais, kaip suvaldyti tas valandas paroje.

Pirmiausia – kryptis

Planavimas savaime nėra didis gėris – naudingas jis tada, kai kažkur nuveda, tad pradžiai reikia nustatyti kryptį. Būdų tam yra visokių, bet dar dirbdamas „Hostinger“ užsėdau ant OKR (Objectives & Key Results) principo. Trumpai tariant, jis padeda nubrėžti aiškią trajektoriją ir susikoncentruoti. Daugelis OKR’us naudoja ketvirčiais ir per juos nusimato vieną ar du ambicingus tikslus bei 2-5 esminius rezultatus, kuriais matuojama, kiek tie tikslai pasiekti.

Jei smalsu gilintis toliau, siūlau perskaityti ar perklausyti „Measure What Matters“ – itin praktiška ir koncentruota informacijos dozė. Knygas skaityti truputį tingint, atsispirti galima nuo trumpos John Doerr Ted kalbos 👇 ir skaitinių iš WhatMatters.com.

Kaip išsirinkti prioritetą?

Kai aišku, kur norisi nueiti (OKR’ai 👆), reikia antro žingsnio – veiksmų plano, KAIP tai padaryti. Idėja, aišku, graži ir paprasta, tik pats neretai užlipu ant veiksmų pasirinkimų gausos grėblio. Kad netektų ilgai daužyti kaktos renkantis ir jums, siūlau tiesiog čiupti knygą the One Thing. Joje yra daug gerų klausimų, padedančių susidėlioti prioritetus. Visgi, labiausiai man patinka šis:

What's the One Thing I can do / such that by doing it / everything else will be easier or unnecessary?

Kasdienybės planavimo 101

Kai pirmos dvi dedamosios jau aiškios, galima spręsti ir pagrindinę problemą, dėl kurios ir atsirado šis tekstas – dienos planavimą. Nors šiandieninis mano kalendorius nėra nei tobulas, nei veikiantis 100%, jis leidžia judėti kur kas greičiau ir kryptingiau.

Koks laikas yra efektyviausias?

Prieš kelis metus išmokau paprastą taisyklę – jei ryte neišbėgu surinkti kilometrų, tikimybė tai padaryti vakare sumažėja iki kokių 25%. Valios baterija ryte yra pilnai pakrauta, o per dieną ji senka ir vietą užleidžia pasiteisinimams. Tad ir darbus pradėjau planuoti taip, kad rytui tektų daugiausiai susikaupimo reikalaujantys reikalai, o pokalbiai ir kiti minkštieji procesai keliautų į popietę.

Neperseniausiai atradau Daniel Pink podkastą (yra ir knyga), kur jis plačiau išskirstė geriausią dienos laiką tam tikroms darbų grupėms:

  • Pirma dienos pusė skirta aštraus dėmesio reikalaujantiems ir analitiniams darbams, nes šiuo metu turime daugiau energijos, valios ir galime lengviau išlaikyti sutelktą dėmesį;
  • Laikas nuo vidurdienio tinkamiausias rutininiams / administraciniams darbams, nes organizmas kiek pavargsta, nuotaika pabjūra ir darosi keblu susikaupti ilgesnėms užduotims;
  • Paskutinėje dienos dalyje geriausia imtis kūrybinių darbų, nes vėl grįžta energija ir nuotaika, tik nebesi toks aštrus ir dėmesį išlaikyti kiek kebliau.

Remdamasis tokiu modeliu į labai ankstyvą dienos pusę įsidedu laiko sau: bėgimas, pamąstymai ir refleksijos (dažniausiai raštu) ar tokie tekstai, kaip šis. Neretai iki atsikeliant šeimynai susiplanuoju ir profesinės veiklos, kuriai reikia maksimalios ramybės. Po to, kai išsiskirstome savo reikalais, dažniausiai atlieku svarbiausią dienos užduotį, kuriai reikia tik mano laiko. Dienai įsibėgėjus prasideda aktyvesni darbai, reikalaujantys kolegų įsitraukimo, bet vėliau vėl grįžtu prie užduočių, kur efektyviausia dirbti vienam ir pamąstyti atviriau.

Dėmesio švaistymas ir dirgikliai

Kažkada bėgdamas perklausiau Nir Eyal knygą Indestractible. Iš jos išsinešiau tris dalykus, bet čia pakaks dviejų:

  1. Being indistractable means striving to do what you say you will do;
  2. Make time for traction - start scheduling & blocking your time for important stuff

Taigi, reikia ne tik žinoti, kada ir ką geriausia daryti, bet ir išsiskirti tam laiko. O vėliau… Nemeluosiu, reikės neblogai pakovoti su savimi, kad išsilaikytum ant šių bėgių. Rekomenduoju šią knygą ir todėl, kad joje nemažai kalbama apie vieną esminių šiandienos trukdžių – tą trumpą kančios periodą, kai nori nukrypti nuo planuoto darbo ir tiesiog pasileisti per Facebooke srautą.

„Žiūrėk, turiu greitą klausimėlį“

Galiausiai, reikia sugrįžti ten, nuo kur ir prasidėjo mano mintis. Yra kategorija darbų, kuriems asmeninių smegenų vingių ar laiko nepakanka, tad reikia įtraukti kolegas. Kaip taisyklė, šie darbai (tau) visuomet labai svarbūs ir skubūs 🔥. Tačiau kartais situaciją sveika ir apversti – visi žinom, koks jausmas apima, kai kažkas įsibrauna į tavo darbų sūkurį ir lepteli „žiūrėk, turiu greitą klausimėlį.“

Visgi, viena yra tiesiog sudrumsti kolegų dienotvarkę, o visai kita – tikėtis, kad su problema ir jos kontekstu nesusipažinę žmonės galės patarti ir padėti. Naivu, nemanai? Labai geras ir platus skaitinys šia tema – Interviu su Daniel Ek (Spotify CEO).

Tuo tarpu Basecamp’o kūrėjai sako, jog planuodami veiklą, savo kalendoriaus kolegoms nerodo išvis. Jei reikia žmogaus laiko – parašyk ir pasiklausk, kada jis galėtų ar norėtų tau padėti. Žiauriai sunkus pratimas.

Viso laiko nesukontroliuosi

Pirmam kartui planavimo pratimų ir klystkelių – sočiai. Linksmoji dalis, visgi, laukia bandant juos pritaikyti realiame gyvenime. Kad ir kaip tiksliai subraižyčiau valandas „ant popieriaus“, planas neišvengiamai kinta: kartais numatau per mažai laiko, kartais reikia laukti kolegos indelio, o galiausiai vieną dieną paskambina iš darželio ir sako: „žinokit, Marčiui 39 °C“ 🤯.

Nemeluosiu, mane tai išmuša iš vėžių ir kartais norisi padaryti table flip'ą, tačiau tikiu, kad tai neatleidžia nuo atsakomybės planuoti.

Ignas, CEO

Bėgimo maniakas, daugkartinis tėtis ir verslo problemų sprendėjas.